Hệ thống tự động hóa văn phòng (OA) là một hệ thống hỗ trợ ra quyết định cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện giám sát quản lý và phân tích dữ liệu kinh doanh; đối với các nhà quản lý cấp trung, nó là một hệ thống quản lý thông tin, thực hiện việc quản lý hiệu quả các thông tin kinh doanh khác nhau và cải thiện hiệu quả hoạt động và quản lý; Đối với nhân viên bình thường, đó là một môi trường văn phòng toàn diện hợp tác và dễ chịu. Hệ thống THK cũng giống như mạng lưới thần kinh trong cơ thể con người, chạy qua tất cả các bộ phận của cơ thể, phản ánh ý chí của não bộ và thực hiện hoạt động phối hợp của toàn bộ cơ thể.

Hệ thống tự động hóa văn phòng (OA) dựa trên văn phòng cộng tác, dựa trên quản lý quy trình làm việc hiệu quả, bị chi phối bởi quản lý tài liệu, chia sẻ thông tin và cộng tác giao dịch, kết hợp với giao tiếp, quản lý kinh doanh, quản lý tài liệu, quản lý quyền hạn, quản lý tổ chức, Truy xuất toàn văn và các phân hệ quản lý khác bao gồm các công việc khác nhau của quản lý văn phòng, có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Hiệu ứng thông tin hóa

1. Tự động hóa truyền thông tin

Việc truyền tải các công văn, thông tin, báo cáo, tờ trình,… sẽ được hệ thống hoàn thành tự động, lãnh đạo hoặc các bộ phận liên quan chỉ cần thực hiện một thao tác click chuột đơn giản là có thể hoàn thành công việc cần làm, nắm bắt đầy đủ tình hình hoạt động của từng doanh nghiệp. , và loại bỏ nhu cầu in ấn, lập bảng, Quá trình bàn giao, ký tên phức tạp, v.v.

2. Sử dụng đầy đủ các nguồn thông tin

Tất cả các loại nguồn thông tin của đơn vị đều có thể được tổ chức thành hệ thống thông tin quản lý, các nguồn thông tin như nhân lực, tài chính, vật lực và các tài liệu, báo cáo, dữ liệu và các nguồn thông tin khác có liên quan được máy tính quản lý một cách thống nhất, tận dụng tối đa nó và mang lại những lợi ích lớn hơn.

3. Tiêu chuẩn hóa các quy trình văn phòng

Thông qua việc sử dụng các mô-đun chức năng như quy trình làm việc, các công việc văn phòng chung như tài liệu chính thức, hồ sơ, cuộc họp, nhiệm vụ, yêu cầu hướng dẫn, phê duyệt và lịch trình sẽ được xử lý trong một quy trình máy tính chuẩn và được tiêu chuẩn hóa theo các yêu cầu xử lý nghiệp vụ hiện có, và việc quản lý sẽ khoa học hơn.

4. Công việc liên lạc thuận tiện và nhanh chóng

Thông qua hệ thống mạng, các nhân viên có thể giao tiếp, cộng tác và giao tiếp thuận tiện và nhanh chóng hơn trong công việc, có thể loại bỏ những trở ngại về thời gian và khoảng cách không gian.